Zarządzanie czasem, czyli jak efektywnie realizować swoje zadania

Czas jako rzeczownik to hasło w Wielkim Słowniku Języka Polskiego, które ma wiele znaczeń, m.in. upływający, właściwy, wolny, środkowoeuropejski, smutny, czy na odpoczynek. Czas upływający to coś, co pozwala człowiekowi określić odstępy między kolejnymi zdarzeniami i sytuacjami, jakich doświadcza. Natomiast właściwy to konkretny moment wskazany lub odpowiedni ze względu na wykonanie czynności, o której mowa i określony przy użyciu skali godzinowej i minutowej. Mimo tego jak definiuje nam to słowo słownik, każdy z nas ma swoje zrozumienie tego hasła. Jednak mimo różnego rozumienia tego pojęcia, każdy z nas ma tego czasu tyle samo. 365 dni w ciągu roku, 24 godziny w ciągu dnia, 60 minut w ciągu godziny i 60 sekund w ciągu minuty. To od nas zależy, jak zarządzamy swoim czasem i na co poświęcimy go najwięcej, czy to w sferze prywatnej czy zawodowej. Przygotowanie dobrego planu dnia poza pracą zawodową jest równie ważne i pozwala nam podzielić czas na sprawy ważne i ważniejsze.

W celu dobrej organizacji swojego czasu zacznij od poznania siebie i swojego planu dnia, jaki prowadziłeś/prowadziłaś do tej pory. Pod tym kryją się twoje predyspozycje i produktywność. Oznacza to, że każdy z nas jest inny i ma inne wymagania. Dla niektórych z nas najlepszy czas do pracy to poranek, dla innych zaś późny wieczór. Jedni z nas są bardziej produktywni po dobrym treningu na świeżym powietrzu, inni po krótkiej drzemce. Mimo różnych predyspozycji, nie zawsze jesteśmy w stanie dostosować do nich swoje obowiązki. Większość z nas ma z góry określony czas pracy. Zatem jak zarządzać swoim czasem w pracy, aby być produktywnym i terminowym? Przede wszystkim stawiaj sobie zadania i terminy. Na początku jednak zapoznajmy się z definicją zarządzania czasem.

Zarządzanie czasem

Pod tym hasłem kryje się planowanie i systematyczne wykonywanie zaplanowanych zadań, które składają się na realizację wcześniej określonego celu. Według L. J. Seiwerta zarządzanie czasem to „konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie w praktyce sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie”.

Zadania w organizacjach w dużym stopniu są narzucone przez przełożonego/pracodawcę. W przypadku prowadzenia własnej działalności – sam sobie je określasz. Na wykonanie danego zadania składają się różne procesy, które należy realizować:

• Wyznaczanie celów – początkowy etap realizacji zadania. Charakteryzuje się w nim działania, które są niezbędne do wykonania zadania.
• Planowanie – stworzenie planu czasowego na wykonanie poszczególnych zadań określonych w pierwszym etapie.
• Podejmowanie decyzji – podjęcie decyzji dotyczących działań priorytetowych, ich kolejności oraz rodzaju.
• Realizacja – charakterystyczna faza tej metody. Składa się na nią realizacja wcześniej określonych i zaplanowanych działań.
• Monitorowanie – jeden z ważniejszych etapów, polegający na kontroli osiągniętych celów oraz sprawdzeniu poprawności wykonania zadań.

Ważne jest to, aby poszczególne zadania podzielić na etapy. Dzięki nim będziesz wiedział jak wykonać zadanie rzetelnie, aby osiągnąć oczekiwany, zadowalający rezultat. Warto pamiętać, że przygotowanie zestawu etapów na takie zadanie zajmie więcej czasu.

Zalety zarządzania czasem

Mimo tego, że przygotowanie zadań zgodnie z metodami zarządzania czasem zabierają więcej czasu, ma też ono swoje korzyści. Oto kilka z nich:

• realizacja tych samych zadań mniejszym nakładem sił,
• lepsza organizacja własnej pracy,
• lepsze wyniki w pracy,
• mniej chaosu i stresu,
• większe zadowolenie z pracy,
• czas na realizację zadań priorytetowych,
• mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność,
• mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań.

Techniki i metody zarządzania czasem

Zasada Pareto 80/20

Zasada 80/20 jest jedną z najbardziej przydatnych technik w zarządzaniu czasem, a także w życiu, gdyż właściwie każda dziedzina podlega tej zasadzie. Na przykład 20% produktów firmy daje 80% zysku, 20% informacji warunkuje 80% decyzji, 20% kierowców powoduje 80% wypadków. 

W związku z tym, w ciągu 20% czasu przeznaczonego na zadanie osiąga się 80% wyników, a pozostałe 80% czasu przynosi tylko 20% wyników, czyli spośród dziesięciu zadań do zrobienia, tylko wartość dwóch z nich odpowiada sumie wartości pozostałych ośmiu spraw.

Wyznaczanie priorytetów metodą ABC

Metoda ABC opiera się na zasadzie Pareto 80/20 i jest przeznaczona do podziału zadań według priorytetów. Na ten podział składają się trzy etapy:

Pierwszy: Przygotowanie spisu wszystkich zadań do wykonania,

Drugi: Ustalenie zadań według ważności i przydzielenie ich do odpowiedniej kategorii:

• kategoria A: najważniejsze zadania; stanowią one 15% wszystkich zadań, ale dają 65% wydajności,
• kategoria B: ważne zadania, jednak nie najważniejsze, które stanowią 20% wszystkich zadań; ich znaczenie dla osiągnięcia celu jest równe 20%,
• kategoria C: mało ważne zadania, które stanowią 65% wszystkich zadań, ale dają 15% wydajności.

Trzeci: Ostatnim etapem jest planowanie dnia/tygodnia/miesiąca tak, aby najpierw wyznaczyć zadania z kategorii A, następnie z B i na końcu z kategorii C.

Warto mieć na uwadze, że zadania mogą zmienić swoją kategorię, w zależności od sytuacji, w jakiej znajdziemy się my lub przedsiębiorstwo.

Metoda ALPEN

Metoda ALPEN to jedno z prostszych narzędzi wykorzystywanych przy krótkoterminowym (dotyczącym zazwyczaj jednego dnia) planowaniu zadań do wykonania. Nazwa techniki to akronim pochodzący od niemieckich słów: Aufgaben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen i Nachkontrolle. Każde z tych słów odpowiada jednemu etapowi planowania.

A – Zadania – określenie zadań, jakie są do wykonania danego dnia, a następnie ich zapis;

L – Szacowanie długości – po stworzeniu listy zadań należy skonkretyzować czas potrzebny na realizację określonych obowiązków;

P – Przerwy i pauzy – na tym etapie uwzględnia się wszelkie przerwy w pracy, łącznie ze spotkaniami biznesowymi;

E – Priorytety – określenie zadań priorytetowych; tutaj ustala się także zadania do ewentualnego oddelegowania; później następuje proces działania;

N – Kontrola – analizowanie i podsumowanie efektywności i zarządzania czasem w konkretnym dniu.

Narzędzia zarządzania czasem

• Planner/Kalendarz – najbardziej podstawowe narzędzie do zarządzania czasem. Sami decydujemy, w jaki sposób przygotujemy rozkład strony, czy jak pogrupujemy zadania. Dobrym rozwiązaniem w grupowaniu zadań jest używanie różnych kolorów długopisów czy podkreślaczy.
• Kalendarz Google – narzędzie z wieloma możliwościami. W tej opcji sami wybieramy, w jaki sposób rozplanujemy swój dzień i w jaki sposób zaznaczamy określone punkty. Przede wszystkim Kalendarz Google daje nam możliwość wprowadzenia przypomnień, na przykład na godzinę, kwadrans lub dzień przed określonym, ważnym dla nas wydarzeniem. Dzięki korzystaniu z różnego rodzaju opcji Kalendarza Google można planować swój czas efektywnie i nie obawiać się, że zapomnimy.
• Trello – intuicyjne narzędzie do organizacji pracy indywidualnej i zespołowej. To przede wszystkim wirtualna tablica Kanban, na której możesz umieszczać karty z zadaniami. Ma też wiele innych przydatnych funkcji.
• Podio – jest to narzędzie do m.in. zarządzania projektami, ale dobrze się sprawdza też do przygotowania Twojego harmonogramu. Podio bazuje na zasadzie „Każdy powinien wiedzieć co ma robić i za co jest odpowiedzialny”. Chodzi przede wszystkim o to, by wszystko było jasne i klarowne, przy minimalnym udziale hierarchii i struktury w organizacji.
• Microsoft Project – to bardziej zaawansowane narzędzie do zarządzania czasem oraz projektem. Aplikacja wspomaga zarządzanie projektami, zasobami, czasem i finansami projektu. Jest to zaawansowane i popularne narzędzie oferujące funkcje raportujące oraz rozbudowane interfejsy do zarządzania ważnymi aspektami projektu.

Podsumowując, zarządzanie czasem pozwala nam osiągać lepsze wyniki i spełnić założone cele. Pamiętajmy, że warto zarządzać czasem nie tylko w życiu zawodowym, ale także prywatnym. Pozwoli nam to na poświęcenie czasu na rzeczy priorytetowe i zagospodarowanie pozostałych chwil dnia lub tygodnia na przyjemności.