Impreza masowa, koncert, wernisaż, konferencja, zawody, warsztaty, szkolenie, konkurs, zlot aut, zjazd food trucków, festiwal, jarmark, otwarcie nowego obiektu, spektakl, retransmisja w kinie, obóz, uroczysta kolacja, bal, bankiet…
Eventy przybierają wiele form. Mam takie szczęście, że udało mi się pracować przy każdej z wymienionych kategorii. Bez względu jednak na to, jakiej są skali (20 czy 6000 osób) warto uświadomić sobie, że łączy je wiele punktów wspólnych.
Mam dla Ciebie kilka cennych wskazówek, które pomogą w organizacji wydarzenia.
-
Ustal rodzaj i charakter wydarzenia.
By podjąć jakiekolwiek dalsze kroki musisz wiedzieć co robisz. Jeśli chcesz zrobić „masówkę”, ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych będzie wymagała od Ciebie pewnych kosztów, które musisz wziąć pod uwagę. Czy to duże czy małe wydarzenie, na kosztach niezbędnych do realizacji Twoich założeń skup się już na etapie przygotowania preliminarza.
-
Ustal budżet wydarzenia.
Możliwości Twojego eventu poznajesz wtedy, gdy jesteś w stanie ustalić ile maksymalnie możesz przeznaczyć na wydarzenie, ile minimalnie i skąd weźmiesz te pieniądze. Najlepszym pomocnikiem będzie Pan Excel. Wpisz w nim kwoty maksymalne i minimalne, które możesz wydać na daną usługę czy produkt. Stworzysz preliminarz minimalny i maksymalny.
Arkusz eventu musi posiadać kilka niezbędnych zakładek. Pierwszą będą KOSZTY. Użyj czterech kolumn: nazwa usługi czy produktu (ochrona, pogotowie, wydruki, zaplecze techniczne, wynajem sali, artysta, hotel artysty, posiłki staffu, fotograf itd.) maksymalna kwota, minimalna kwota, rzeczywista kwota.
Następną zakładką są PRZYCHODY. Wpisz tam kwoty pozyskane od sponsorów, przychód z biletów i usługi barterowe, które pomogą Ci zmniejszyć koszty.
Jeśli masz taką potrzebę, bo impreza jest duża, możesz rozbić zakładkę kosztów na kilka mniejszych: wynagrodzenia, nagrody, technika itd. Wszystko zależy od skali.
Regularne kalkulowanie kosztów względem przychodów pozwoli Ci na kontrolę wydatków i uświadomi z czego musisz zrezygnować, gdy koszt inwestycji w wydarzenie przekroczy Twoje możliwości. -
Wyznacz grupę docelową, czyli ustal dla kogo jest dane wydarzenie.
Określenie grupy docelowej pomoże Ci w ustaleniu czasu i miejsca wydarzenia, sposobu komunikacji i wszystkich dalszych kroków. Oczywistym jest, że w innych godzinach odbędą się eventy dla dzieci, a w innych dla dorosłych.
-
Ustal datę, godzinę i miejsce.
Decydując o dacie pamiętaj by wziąć pod uwagę pogodę w danym miesiącu, okresy urlopowe, ferie zimowe, długie weekendy i wszelkie święta, które mogą mieć wpływ na frekwencję. W przypadku godziny – czy uczestnicy muszą zdążyć z pracy, a w przypadku miejsca – czy wybrany obiekt nie będzie za duży lub za mały na daną formę wydarzenia.
-
Sprawdź miejsce – wizja lokalna.
Pamiętaj, że zanim zdecydujesz się na miejsce musisz zweryfikować jego możliwości. Same zdjęcia i opis nie wystarczą. Na miejscu poznasz zaplecze techniczne, dowiesz się czy wystarczy miejsc parkingowych, czy publiczność ma miejsce do wypicia kawy, czy wystarczy sanitariatów i czy obiekt odpowie na potrzeby i zapewni komfort uczestnikom Twojego wydarzenia.
-
Przygotuj scenariusz wydarzenia.
Scenariusz wydarzenia pomoże Ci podjąć decyzje związane ze znalezieniem miejsca i wynajmem techniki. Będziesz wiedział czy techniczni mają się rozstawić dzień wcześniej, czy rano w dniu imprezy. Na którą możesz umówić występ artysty oraz na ile godzin musisz zapewnić odbiorcom bezpieczeństwo i odpowiednią ilość atrakcji. Jeśli wydarzenie oferuje całodniowy dostęp do wyżywienia, znajdź w scenariuszu miejsce na odpoczynek, kawę, krótką regenerację. Elementy, o których często się zapomina są banalne organizacyjnie, a podnoszą poziom wydarzenia, np. muzyka w przerwach czy podziękowania dla artystów. Scenariusz dnia pomoże Ci też zorganizować pracę współpracowników i techników.
-
Ustal skład zespołu, z którym będziesz pracował.
Pamiętaj, że każdy event tworzą ludzie. Ludziom, z którymi będziesz pracował musisz ufać i zdać się na ich osąd w zadaniach, do których będą przydzieleni. Zaufaj, że dadzą z siebie 100%. Dobrze dobrany zespół to najlepsza droga do sukcesu Twojego wydarzenia.
-
Ustal organizację pracy na okres przygotowania i dzień wydarzenia.
Najważniejszym elementem, szczególnie przy organizacji dużych eventów, jest organizacja pracy. Przy małych wydarzeniach, do których realizacji nie potrzebujesz listy współpracowników stwórz listę zadań, których wykonania musisz dopilnować. Zespół, który zgodził się współtworzyć z Tobą wydarzenie, pracuje u Ciebie lub wspiera wolontariacko, powinien otrzymać jasną informację kto za co odpowiada. Przed Tobą mnóstwo zadań, do których musisz przypisać odpowiednie osoby. Cały zespół powinien być świadomy swoich zadań i zadań współpracowników, by móc komunikować się bez Twojego pośrednictwa.
Przykładowe zadania do wykonania przed wydarzeniem to przygotowanie umów, pozyskanie patronów medialnych i sponsorów, zamówienie sceny, przygotowanie scenografii, zamówienie hoteli i wyżywienia, podpisanie zgód RODO na wykorzystanie wizerunku, zapewnienie pitnej wody, zamówienie podziękowań, zamówienie ratowników medycznych, rozpisanie regulaminu, stworzenie plakatu i wiele innych. Przykładowe zadania w dniu wydarzenia: opieka nad artystami, odbiór scenografii, rozwieszenie regulaminów imprezy, odprawa ochrony, koordynacja cateringu, koordynacja ekipy sprzątającej, dostarczenie środków higienicznych do sanitariatów, bieżące wydruki, witanie gości, rozdysponowanie identyfikatorów itd. Pamiętajmy, że wszystkie pojedyncze elementy składają się na spójną całość. -
Poproś zaufaną osobę o analizę organizacji pracy i scenariusza dnia.
Przez natłok obowiązków często zapominamy o drobnostkach typu agregator do prądu czy przedłużacz. Warto dać zaufanej osobie, a nawet dwóm scenariusz dnia i organizację pracy, by sprawdzili czy czegoś nie pominąłeś.
-
Zweryfikuj wymogi formalne.
Po przygotowaniu całego wydarzenia sprawdź czy spełniasz wszystkie wymogi formalne, trzymasz się regulaminu obiektu i działasz zgodnie z prawem. Pamiętaj, że za wszystkie ryzyka i luki w bezpieczeństwie odpowiada organizator, a na bezpieczeństwie odbiorców nie możesz nigdy oszczędzać.
-
Zweryfikuj preliminarz i ceny.
Kiedy już będziesz wiedział co chcesz zorganizować, ilu ludzi potrzebujesz, ile kosztów możesz ponieść, zweryfikuj preliminarz i sprawdź swoje możliwości. Bądź elastyczny i nie skupiaj się na początkowych założeniach. Dostosuj się do obecnej sytuacji finansowej.
-
Podpisz umowy.
Gdy już ostatecznie domkniesz pierwszy etap organizacji i będziesz znał swoje możliwości, podpisz wszystkie umowy. Pozwolą Ci spokojnie spać! Pamiętaj, że to jest moment, w którym przestajesz być kolegą, a stajesz się organizatorem, który musi dopełnić wszelkich formalności. Nie bój się umów. Zawierasz je dla własnego bezpieczeństwa.
-
Zweryfikuj harmonogram.
Podążając za zapisami z umów, do organizacji pracy dopisz terminy wykonania poszczególnych zadań. Pilnuj ich, ponieważ mogą wpływać na opóźnienia innych działów. Pamiętaj, by aktualizować organizację pracy, gdy tylko pojawią się nowe wyzwania.
-
Przygotuj materiały reklamowe.
Wiele eventów ponosi klęskę, ponieważ organizatorzy zapominają odpowiednio powiadomić o nich odbiorców. Pamiętaj, że zasięg w obrębie odpowiedniej grupy docelowej (w przypadku każdej promocji) jest najważniejszy. Nie warto robić wydarzenia, jeśli nikt na nie nie przyjdzie.
-
Przeanalizuj wydarzenie pod kątem artysty, gościa i organizatora.
Musisz postawić się w kilku miejscach. W przypadku gościa/uczestnika: czy ma gdzie zaparkować, czy ma dostęp do sanitariatów i umywalek, czy będzie dobrze widział itd. W przypadku artysty: czy ma gdzie się przebrać, czy ma dostęp do wody i ciepłych posiłków, czy może w ciszy odpocząć przed występem? W przypadku organizatora i zespołu: czy mają przerwy na jedzenie, czy mają kontakt z resztą zespołu, czy wiedzą gdzie i o której mają wypełniać zadania, czy wiedzą gdzie jest pogotowie i policja? Przyjęcie wielu perspektyw najlepiej przygotuje Cię do wydarzenia. Nie chcesz, by artysta wyjechał z Twojego eventu i powiedział znajomym z branży, że nie warto tam jechać, bo nie ma co liczyć nawet na szklankę wody.
-
Przeanalizuj plan dnia i zaplecze z uwzględnieniem scenariusza artystycznego.
Artystyczny scenariusz imprezy musi być spójny ze scenariuszem technicznym. Ekipa techników powinna zostać skrupulatnie poinformowana o tym, co przez cały dzień będzie działo się „na scenie”. Żeby zachwycić publiczność ważny jest nie tylko pomysł, ale też sprawne zaplecze techniczne, które pozwoli na jego realizację. Scenografia, rekwizyty, ekrany, światła i wiele innych. Wszystkim tym elementom potrzebni są ludzie, którzy odpowiednio je obsłużą i zadbają, by wszystko poszło zgodnie z planem.
-
Ustal współpracę z zespołem i zrób odprawę.
To co jasne dla Ciebie, nie zawsze musi być jasne dla zespołu. Warto jest na min. tydzień przed wydarzeniem zorganizować spotkanie, przeanalizować scenariusze, a najlepiej udać się wspólnie na wizję lokalną. Zachęcaj współpracowników do zadawania pytań. Im mniej wątpliwości, tym lepsza współpraca.
-
Ostatnia wizja lokalna.
Gdy wszystkie spotkania masz już za sobą, pojedź ostatni raz w miejsce wydarzenia. Weź ze sobą mapki, scenariusze i jeszcze raz przeanalizuj czy na pewno wszystko jest na miejscu. Może okazać się, że np. wejście do sanitariatów jest niewidoczne albo w szatni zmieści się za mało kurtek. A może brakuje garderoby? Pamiętaj, że ważne jest solidne przygotowanie miejsca.
-
Ponownie przeanalizuj preliminarz.
Ostatnia wizja lokalna i spotkanie z zespołem mogą nieść ze sobą kolejne koszty. Pamiętaj, by aktualizować i sprawdzać preliminarz.
-
Poproś zespół o raportowanie.
Pamiętaj, że musisz na bieżąco wiedzieć, na jakim etapie jest dane zadanie. Dobrymi rozwiązaniem jest CRM (Customer Relationship Management), jak np. Trello lub kalendarz elektroniczny Google. Jeśli jednak nie pracujecie w takich programach, stwórzcie grupę na Facebooku, gdzie będziecie mogli się grupowo komunikować. Ważne jest, by cały zespół wiedział co się dzieje.
-
Zadbaj o dokumentację wydarzenia.
Pamiętaj, że masz jedną szansę ma udokumentowanie wydarzenia. Zadbaj o fotografie i nagrania, które będą pamiątką dla uczestników (i Ciebie) oraz pomogą w promocji kolejnych edycji.
-
Odprawa w dniu wydarzenia.
Przed rozpoczęciem pracy w dniu wydarzenia spotkaj się z zespołem i jeszcze raz omówcie plan dnia. Rozwiążcie bieżące problemy i naładujcie się pozytywną energią. Dobrze jest też zadbać o stałą formę kontaktu: walkie-talkie lub grupa na Messengerze.
-
Kontakt z konferansjerem.
Pamiętaj, że to Ty jako organizator musisz zadbać o dostarczenie najważniejszych informacji konferansjerowi, np. list sponsorów czy podziękowań. On jest pośrednikiem, który przekazuje Twoje treści. Pamiętaj, że Ty za nie odpowiadasz.
-
Sprowadź umowy.
Sprawdź w dniu wydarzenia czy na pewno wywiązałeś się ze wszystkich umów, np. czy wszystkie banery są rozwieszone i czy rider artysty jest spełniony. Małe niedopatrzenia mogą nieść ze sobą konsekwencje finansowe.
-
W dniu wydarzenia miej rękę na pulsie.
W dniu wydarzeniu musisz być elastyczny. Nie określaj swojej roli, bo będziesz musiał zająć się tym, co akurat okaże się niezbędne.
-
Pamiętaj o podziękowaniach.
Pamiętaj, że sam być nic nie zrobił. Podziękuj, bo na pewno masz za co.
-
Publikuj materiały po wydarzeniu.
Dzięki materiałom wizualnym, uczestnicy mogą żyć wydarzeniem jeszcze dniami, a nawet tygodniami. Pamiętaj, by im je dostarczyć.
-
Poproś znajomych o wysłanie opinii i uwag po wydarzeniu.
Pamiętaj, że jeśli chcesz podwyższać jakość swojej imprezy, musisz znaleźć słabe punkty i poprawiać je. Ważne są różne perspektywy: od artystów, przez odbiorców, po pracowników.
-
Przeanalizuj opinie i poszukaj materiałów w Internecie.
Pamiętaj, że najłatwiej mówić negatywnie w sieci. Dlatego sprawdź, jak Cię widzą media społecznościowe i wyciągnij wnioski.
-
Wyciągnij wnioski i zacznij pracę nad kolejnym eventem!
Siłą dobrego eventu jest ciągłe analizowanie go z punktu widzenia uczestnika, artysty i zespołu, który nad nim pracuje. Pamiętaj, że ich dobre doświadczenia to Twoje dobre samopoczucie i sukces.
Powodzenia!
Marta Wójcik
Specjalista ds. planowania i wdrażania strategii marketingowej