Coraz częściej współpracujemy z zagranicznymi firmami. Dotyczy to już nie tylko takich branż, jak programowanie i szeroko pojęte usługi IT, ale już wielu więcej.
Nawiązanie współpracy oznacza konieczność podpisania umowy. Zagraniczni przedsiębiorcy w głównej mierze cenią sobie rozliczenie B2B, w oparciu o fakturę. Kwestia opodatkowania i rodzaju usług jest kwestią indywidualną dla każdego kraju.
Ale zanim umowa, podatki i wszystkie kwestie finansowe, ważniejszy będzie kontakt z zagranicznym kontrahentem. Świat Internetu, social mediów i najróżniejszych aplikacji daje nam cały szereg metod komunikacji z klientem. Należy zastosować taki środek komunikacji, który będzie odpowiedni dla obu stron. Inaczej przecież wygląda komunikacja na stronie internetowej, a inaczej na SM. Dla lepszej komunikacji ważne jest, aby być tolerancyjnym i elastycznym. Pamiętajmy, że po drugiej stronie nadal jest człowiek. Warto mieć w zanadrzu różne sposoby kontaktu, aby klient mógł wybrać ten sposób, który będzie dla niego najwygodniejszy.
Przykładowe programy do wideokonferencji, na które warto zwrócić uwagę to:
- Zoom.
- Skype.
- Google Duo.
- WhatsApp.
- Viber.
- Discord.
Budowanie relacji z klientem, niezależnie od jego narodowości to jedna sprawa. Jednak nie zapominajmy o konwencjach językowych, sposobie zwracania się do klienta, kwestii pisania dat w danym języku itd. Może być również konieczne dopasowanie się do lokalnych zwyczajów, których przestrzeganie jest ważne dla osób, z którymi się komunikujemy. Nieznajomość zasad może doprowadzić do nieporozumień wynikających z powodu innego rozumienia zapisów dat (amerykański vs europejski). Do komunikacji z zagranicznym klientem bez wątpienia można stosować język angielski, który stosowany jest w relacjach biznesowych na całym świecie (co nie zmienia faktu, że powinniśmy posługiwać się językiem ojczystym klienta, jeżeli jest on dla naszej firmy priorytetowy). Niewskazane jest korzystanie z translatorów typu Google czy pisanie językiem potocznym, jeśli ma to być relacja biznesowa – z oczywistych powodów, tj. brak profesjonalizmu. W takich układach zdecydowanie lepiej jest posługiwać się słownictwem biznesowym. Prowadzi to do lepszego zrozumienia, ale też wizerunek naszej firmy będzie bardziej rzetelny dla obecnych czy też przyszłych partnerów biznesowych. W sytuacji, gdy nie posiadamy umiejętności językowych, warto zastanowić się nad wsparciem ze strony profesjonalisty. Bez wątpienia jest nim tłumacz języka angielskiego, dzięki któremu możemy zadbać o odpowiednią jakość konwersacji czy wszystkich umów.
Każdy kraj ma swoją zwyczaje i przepisy, które dla mieszkańców innych państw wydają się zabawne, specyficzne czy zaskakujące. Dotyczą one nie tylko religii, historii, prawa, ale także traktowania cudzoziemców. Przy budowaniu relacji z zagranicznym klientem należy bardzo uważać na te tematy, gdyż najczęściej są one drażliwe i wyrażenie swojego zdania na dany temat mogłoby obrazić czy też zniechęcić do współpracy z naszym przedsiębiorstwem. Warto mieć na uwadze to, by unikać tematów kontrowersyjnych, a w razie ich pojawienia się w trakcie rozmowy reagować z dystansem i dyplomacją, w celu zachowania odpowiedniego stanu rzeczy nawiązanej wcześniej relacji.
Martyna Zawadzka
Junior Office Assistant